Preguntas Frecuentes

Actualmente, el sistema del Gobierno Nacional es utilizado por más de 180 entidades administrativas descentralizadas y por la administración centralizada.

Además, once provincias han implementado el sistema: Jujuy, Catamarca, Mendoza, Neuquén, Río Negro, Tucumán, Corrientes, Santa Fe, Buenos Aires, Tierra del Fuego y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

También, más de 100 municipios han adoptado el sistema.

Podés ver haciendo click acá, que tipo de trámites están utilizando los organismos de la Administración Pública de la Provincia de Santa Cruz

Solo las personas que posean usuario de GDE podrán generar y firmar cualquier tipo de documento habilitado para la repartición en la que estén asignadas.

Sí. Es posible acceder al sistema desde el domicilio y operar de manera remota a través de un navegador de internet. Se recomienda utilizar Mozilla Firefox.

El sistema no posee guardado automático ni permite recuperar información no guardada. Por lo tanto, se recomienda guardar los datos a medida que se van generando para evitar pérdidas.

Sí. La Administración Central del sistema junto con el equipo de implementación de GDE y los líderes de implementación de cada organismo, realizaron el relevamiento, análisis y clasificación de los procedimientos administrativos que hoy se encuentran disponibles en GDE.
Para ello, se definieron los trámites y documentos a ser incorporados al sistema, por solicitud de los organismos de la Administración Pública, conforme las competencias establecidas en el Decreto Provincial Nro. 787/2020 – Implementación Uso GDE

El sistema GDE no distingue roles o jerarquías, sino que funciona a través de permisos de acceso por persona usuaria y/o por repartición.

En caso de licencias programadas, se recomienda utilizar la opción “Gestión período de licencia” (ubicada en Datos Personales del Escritorio Único) y seleccionar a una persona usuaria como apoderado. Si esto no fuera posible, el superior jerárquico tendrá acceso a la cuenta y podrá reasignar las tareas a otra persona o bien a sí mismo para continuarlas y no interrumpir el proceso requerido.

Si se trata de un documento comunicable, como una Nota o Memo, se debe cargar a la persona destinataria externa seleccionando la herramienta “Nota externa” en la solapa de “Destinatarios”. Una vez firmado, el sistema enviará automáticamente la Nota al sector configurado como “Sector Mesa” para su posterior envío por correo postal. En el caso de documentos no comunicables, deberá descargarse y enviarse a través de la Mesa de Entrada.

Sí, pero debe tenerse en cuenta que las sesiones en GDE permanecen abiertas durante 30 minutos en período de inactividad. Transcurrido ese tiempo, la sesión se cerrará automáticamente.

En el módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), en la pestaña “Consulta”, la persona usuaria puede buscar documentos utilizando los filtros “Documentos firmados por mí”, “Firmados en mi repartición” o “Fecha desde/hasta”.

Sí, el sistema GDE registra todas las intervenciones de las personas usuarias en la confección, revisión y firma del documento. En el módulo GEDO, al abrir el documento y seleccionar “Historial”, se pueden consultar los detalles de cada intervención, incluyendo la persona usuaria, la actividad realizada, la fecha y hora, y los mensajes dejados en su intervención.

Los archivos embebidos son documentos incluidos en el documento oficial como adjuntos dentro del archivo PDF generado, una vez que el documento se firma respetando su extensión original.
Los archivos de trabajo son documentos que acompañan al documento oficial, pero no forman parte del mismo. Estos archivos se utilizarán únicamente como complemento informativo o aclaratorio del documento oficial, pero no serán oficiales (no tendrán firma). Se recomienda que no excedan los 50 megabytes de peso para garantizar la carga correcta de la información.

Ver Tutorial: Cómo visualizar archivos embebidos en un PDF

Todo documento se identifica en el sistema GDE en forma alfanumérica y su numeración es correlativa.
Todos los documentos electrónicos se identificarán con los siguientes datos:

• Tipo de documento.
• Año.
• Número GDE, correlativo a toda la Administración Pública Nacional o número especial que identifica a los documentos que requieran una numeración correlativa e individual para el organismo que los genera.
• Ecosistema GDE al cual pertenece el organismo
• Sigla de la repartición a la cual pertenece la persona usuaria firmante.
• Fecha de generación del documento.
• Referencia.
• Contenido o texto del documento.

Sí. La información es abierta y de carácter público, siempre y cuando se cuente con el número GDE completo de la documentación requerida. Es importante conocer con precisión dicha información, ya que los motores de búsqueda del sistema requieren todos los campos para funcionar.
En el caso de los documentos de carácter reservado, sólo podrán ser vistos por aquellas personas usuarias incorporados como visualizadores del mismo por la persona que confecciona dicho documento o aquellos que tengan un permiso especial otorgado por la Administración Central de GDE.

Es posible realizar el seguimiento de un documento dentro de la solapa “Mis tareas” en el módulo de Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), en donde, aplicando los filtros disponibles, se mostrarán las tareas en las que intervino el usuario.

Para consultar un documento o expediente en GDE, hay que dirigirse a la solapa de “Consulta” de cada módulo. También, si se posee el número GDE completo, se puede utilizar el buscador ubicado en la parte superior, a la derecha.

Los establecidos en el artículo 13 del Decreto N° 1063/2016: firma digital con token, firma digital con certificado del servidor, firma digital remota. Para más información dirigirse a la página oficial de firma digital de la provincia.

Los establecidos en el artículo 13 del Decreto N° 1063/2016: firma digital con token, firma digital con certificado del servidor, firma digital remota. Para más información dirigirse a la página oficial de firma digital de la provincia.

La solapa “Documentos” permite visualizar los documentos oficiales vinculados al expediente. En cambio, los “Documentos de Trabajo” permiten anexar archivos con información complementaria que no forman parte integral del expediente y, por lo tanto, carecen de validez administrativa.

En la solapa “Consulta” del módulo Expediente Electrónico (EE), existe una opción que nos permite buscar los expedientes generados por mí o generados en mi repartición.

Se debe comunicar con el sector o la persona usuaria al que le fue enviado el expediente mediante vía mail o Comunicación Oficial (CCOO) para pedir que se lo devuelva.

El ciudadano puede solicitar la toma de vista del Expediente Electrónico en la mesa de entradas del organismo propiciante. A partir de allí, se gestiona un trámite. Si el ciudadano solicita la toma de vista mediante un documento en soporte papel, se escanea y se importa en el módulo GEDO a través del tipo de documento Solicitud de Toma de Vista (SOLTV). Luego, se realiza una constancia de la toma de vista y se la importa a través del GEDO Acta Toma de Vista (ATOVI), para vincularla al expediente en cuestión. En caso de solicitar una copia del Expediente, se deja constancia en el Acta Toma de Vista que el ciudadano retiró una copia del trámite.

Para incorporar un código de trámite que no se encuentra en el sistema, el líder de implementación del organismo deberá comunicarse con el equipo de implementación GDE a fin de dar de alta un nuevo código de trámite. Para ello, deberá especificar nombre completo, normativa que avala dicho procedimiento y las características o atributos que ese código de trámite requiera.
Luego, el equipo de implementación revisará que dicho trámite no exista en el nomenclador, o bien, en caso de encontrar alguno de características similares, sugerirá al organismo la utilización del existente. En caso de no encontrarse trámites acordes a lo solicitado, se verificará que el nombre y el tipo de proceso que se quiera dar de alta se ajuste a los estándares del nomenclador de trámites de GDE. Si la evaluación es positiva, se procederá a su creación y posterior notificación al solicitante.

Cuando una persona usuaria vincula por error un documento que no corresponde al expediente electrónico y ya se ha sellado la vinculación del documento mediante un pase, se puede utilizar la opción “Subsanar Errores Materiales” para limitar la vista del documento incorrecto. La subsanación debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que argumente la acción. 

Si el expediente se encuentra en estado de “Tramitación” y la solapa no está grisada significa que tengo el permiso para hacerlo. También, se puede consultar con los Administradores locales (ALS) del organismo.

Los documentos reservados en el sistema GDE son aquellos que normativamente corresponde resguardar su información. 

No. Existe la posibilidad de vincular un GEDO reservado a un Expediente Electrónico público. En este caso, todo el expediente será público, a excepción de aquel documento con atributo de reservado.